Juridische vragen

Opvraging gegevens

Je dossier elk jaar automatisch starten

Als je via het Digitaal Loket op www.studietoelagen.be de toestemming geeft aan de afdeling Studietoelagen om jaarlijks een dossier voor je op te starten, dan ga je met volgende regels akkoord:

  • De afdeling Studietoelagen zal voor jou een dossier opstarten tussen 1 augustus en 1 juni. Geef je de toestemming vóór 1 juni, dan start de afdeling een dossier op voor het lopende en de volgende aanvraagjaren. Geef je de toestemming na 1 juni, dan start de afdeling een dossier op voor de volgende aanvraagjaren.
  • Heeft de afdeling al je informatie? Dan moet je niet elk jaar je gegevens bevestigen.  

Toegang tot je dossier

Geef je via www.studietoelagen.be toegang aan een gezinslid of meerdere gezinsleden? Vergeet dan zeker het volgende niet:

  • Deze persoon of personen krijgen geen toegang tot je rekeningnummer, e-mailadres, telefoonnummer of je voorkeur om jaarlijks een dossier op te starten.
  • Deze persoon of personen krijgen toegang tot al je jaardossiers en kunnen je persoons- en adresgegevens raadplegen, je gezinssamenstelling, je inschrijvingsgegevens en inkomensgegevens van alle relevante personen in dit dossier.

Je rechten en plichten

Als de afdeling Studietoelagen een dossier voor je mag opstarten, ga je met de volgende regels akkoord:

  • Je moet alle gevraagde informatie volledig en naar waarheid doorgeven.
  • Je bevestigt dat alle betrokkenen akkoord gaan met de inhoud van de aanvraag.
  • Je bevestigt dat de personen van wie je eventueel ten laste bent op de hoogte zijn dat we hun inkomensgegevens aan jou meedelen (als verantwoording van een beslissing).
  • Je moet de afdeling Studietoelagen onmiddellijk op de hoogte brengen wanneer gegevens die je eerder doorgaf, veranderen.
  • We behandelen jouw gegevens vertrouwelijk. We gebruiken ze om na te gaan of je een studietoelage kan krijgen, om met je te communiceren en om een eventuele toelage te betalen.
  • Je kan jouw gegevens inkijken en laten verbeteren als dat nodig is.

De verwerking van je gegevens

Om te berekenen of je een studietoelage krijgt, kan de afdeling Studietoelagen verschillende gegevens opvragen uit overheidsdatabanken. Hieronder vind je een overzicht van die gegevens:

  • Persoons- en adresgegevens
  • Gezinssamenstelling en afstamming
  • Inkomstengegevens van alle relevante personen voor het dossier, waaronder de onderhoudsverstrekker, de eventuele partner, personen ten laste en niet-verwanten, zoals:
    • Belastingaanslag
    • Kadastraal inkomen
    • Leefloon
    • Inkomensvervangende tegemoetkoming voor personen met een handicap
  • Handicap van de personen uit het gezin
  • Inschrijvingsgegevens en resultaten van de student
  • De aanwezigheid van leerlingen in het kleuter-, lager en secundair onderwijs (voor dossiers tot en met schooljaar 2018-2019)
  • Nationaliteitsgegevens van de onderhoudsverstrekker, partner of student

Via onderwijs.vlaanderen.be/informatieveiligheid vind terug je wie deze gegevens mag opvragen.

De afdeling Studietoelagen geeft je informatie niet zomaar door aan derden. De informatie die nodig is om je recht op een studietoelage te onderzoeken, geeft de afdeling enkel door aan diensten die daarvoor de toelating hebben. Zij baseren zich op deze informatie voor:

  • De berekening van de werkingsmiddelen voor de instellingen kleuteronderwijs, lager- en secundair onderwijs (voor dossiers tot en met schooljaar 2018-2019), en hoger onderwijs.
  • De toekenning van het (bijna-) beurstarief door de studentenadministraties in het hoger onderwijs.
  • Het toekennen van voorschotten op de studietoelagen door de studentenvoorzieningen.
  • Het controleren van de rechtmatigheid van de studiefinanciering door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van Nederland.

Wil je meer informatie over het algemeen beleid over gegevensverwerking en bescherming? Bekijk binnenkort de website van AHOVOKS.

Bescherming van je persoonsgegevens bij contact via telefoon, chat, contactformulier

De Vlaamse overheid hecht veel belang aan de bescherming van je persoonlijke levenssfeer. De meeste informatie is via de website en de informatiekanalen van Contactcenter 1700 beschikbaar zonder dat de afdeling Studietoelagen je persoonsgegevens verwerkt. Neem jij, of de personen die je toelating gaf, contact op met het Contactcenter 1700 via mail, chat of het gratis telefoonnummer? Dan vraagt de afdeling Studietoelagen in bepaalde gevallen persoonlijke informatie. In dit geval registreert de afdeling jouw contactgegevens en vraag. De voorlichters van het contactcenter kunnen deze gegevens consulteren. De afdeling deelt deze gegevens enkel mee aan de bevoegde overheidsdienst als dit nodig is om je vraag verder te behandelen.

Je gegevens worden steeds verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Wil je meer informatie over hoe je jouw rechten kan uitoefenen? Of heb je nog andere vragen? Neem dan contact op met de functionaris van de gegevensbescherming van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties & Studietoelagen (AHOVOKS)via het mailadres dpo.ahovoks@vlaanderen.be.

 

Openbaarheid van bestuur

De afdeling studietoelagen voorziet in actieve Openbaarheid van Bestuur doordat zij haar beslissingen actief meedeelt aan de student via het digitaal loket. Dit geldt ook voor inwonende gezinsleden als zij via het digitaal loket toegang kregen tot het dossier.

Wat betekent dit concreet? De student die een profiel aanmaakt in ons digitaal loket, kan via het digitaal loket alle documenten bekijken die gekoppeld zijn aan zijn dossier. Hij kan via het digitaal loket toelating geven aan een inwonend gezinslid zodat die persoon dezelfde informatie kan raadplegen als de student. De student kan dus enkel toestemming verlenen aan personen die op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn.

Ben je niet op hetzelfde adres als de student gedomicilieerd, maar wil je wel weten of er een toelage is en/of wat het bedrag van de toelage is? Dan kan je een verzoek tot Openbaarheid van Bestuur indienen bij de afdeling Studietoelagen en wachten tot dit verzoek wordt goedgekeurd. Je kan een verzoek indienen voor zowel het huidige academiejaar als de voorbije academiejaren.

Dien je een verzoek in voor een minderjarige student? Geef dan duidelijk aan voor welke academiejaren je een verzoek indient. Dien je een verzoek in voor een meerderjarige student? Dan moet je de schriftelijke toestemming en een kopie van de identiteitskaart van de student meegeven. De afdeling Studietoelagen heeft diezelfde documenten nodig van alle personen van wie het inkomen werd gebruikt ter berekening van de studietoelage. Dat is doorgaans het inkomen van de ouder bij wie de student woont.

Hoe moet je een verzoek tot Openbaarheid van Bestuur indienen? Gebruik hiervoor ons contactformulier of stuur een brief naar onderstaand adres:

Afdeling Studietoelagen
Hendrik Consciencegebouw
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel

Het is niet mogelijk om een verzoek tot Openbaarheid van Bestuur aan te vragen per telefoon. 

Als je geen beroep kan doen op actieve Openbaarheid van Bestuur, en meerdere keren de toekenningsstatus van een dossier wil kennen, moet je telkens opnieuw een verzoek indienen.

Meer info over Openbaarheid van Bestuur

Openbaarheid van bestuur van de Vlaamse Overheid